Política de privacidade.

1. Papéis: quem controla o quê

A clínica é a controladora dos dados dos seus pacientes: é ela quem decide por que e como esses dados são tratados. O notare atua como operador, tratando esses dados em nome da clínica e conforme suas instruções.

Para os dados da própria conta — nome, e-mail, CRM, dados de assinatura dos usuários do sistema — o notare é controlador.

2. Dados tratados

O sistema trata, conforme o uso que a clínica faz dele:

• cadastro dos usuários: nome, e-mail, papel, CRM e UF quando aplicável;
• cadastro de pacientes: nome, CPF, data de nascimento, sexo, telefone e e-mail;
• dados clínicos: anotações da consulta, notas em formato SOAP e documentos gerados;
• áudio de consulta, quando a gravação é usada e o paciente consente;
• registros técnicos: data, hora, usuário e ação, gravados no log de auditoria.

3. Bases legais

Dados de saúde são tratados para a tutela da saúde, por profissional de saúde ou serviço de saúde (art. 11, II, 'f' da LGPD). Dados cadastrais e de cobrança são tratados para execução do contrato de assinatura.

Registros de auditoria são mantidos para cumprimento de obrigação regulatória e para a rastreabilidade exigida do prontuário eletrônico.

4. Consentimento para gravação

A gravação de áudio da consulta só acontece após o consentimento do paciente ser registrado no sistema. O consentimento pode ser recusado sem prejuízo do atendimento: a nota pode ser digitada normalmente.

5. Compartilhamento

Dados não são vendidos e não são usados para publicidade. O compartilhamento se limita aos operadores necessários para o serviço funcionar — hospedagem, processamento de linguagem para geração dos documentos, transcrição de áudio, envio de e-mail e processamento de pagamento —, todos contratualmente obrigados a tratar os dados apenas conforme estas finalidades.

Conteúdo clínico enviado a modelos de linguagem não é usado para treinar modelos de terceiros.

6. Segurança

O acesso é isolado por conta: nenhum usuário de uma clínica alcança dados de outra. As senhas são guardadas apenas como hash. Cada acesso a prontuário e a documento gera registro de auditoria com autor, data e ação.

7. Retenção

Prontuários e documentos seguem o prazo mínimo de guarda previsto na regulamentação médica aplicável, contado do último atendimento. Cadastros inativados permanecem recuperáveis dentro desse período, porque histórico clínico não é apagado por engano de clique.

Dados de cadastro e cobrança são mantidos enquanto a conta existir e pelos prazos legais fiscais depois disso.

8. Direitos do titular

O paciente pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, portabilidade, anonimização ou eliminação dos seus dados, além de informação sobre com quem eles foram compartilhados. O pedido deve ser feito à clínica, que é a controladora; o notare fornece à clínica os meios para atendê-lo.

Usuários do sistema podem exercer os mesmos direitos quanto aos seus próprios dados cadastrais diretamente com o notare, pelo canal de suporte no produto.

9. Incidentes

Em caso de incidente de segurança com risco relevante aos titulares, a clínica é comunicada com a descrição do ocorrido, os dados envolvidos e as medidas tomadas, em prazo compatível com o dever de comunicação à ANPD.

10. Mudanças nesta política

Alterações relevantes são avisadas por e-mail ao titular da conta e publicadas aqui, com a data de atualização no topo.